근로계약서를 쓰지 않으면 어떻게 되나 — 500만원 이하 벌금, 과태료, 그리고 계약서가 없을 때 실제로 벌어지는 일

일을 시작한 지 몇 달이 지났는데도 근로계약서를 받지 못한 경우가 흔합니다. 사업주 쪽에서는 "바빠서 못 썼다", "곧 그만둘 것 같아서 미뤘다", "가족처럼 일하는 사이인데 무슨 계약서냐"고 말합니다. 그러다 임금이나 근무시간을 두고 다툼이 생기면, 그제야 서로 다른 이야기를 하기 시작합니다. 그런데 근로계약서를 작성해 교부하지 않은 것은 단순한 관행의 문제가 아니라, 500만원 이하의 벌금이 따르는 형사처벌 대상입니다. 과태료가 아니라 벌금이라는 점, 그리고 작성만 하고 근로자에게 건네지 않아도 위반이라는 점이 특히 자주 오해되는 부분입니다. 이 글에서는 법이 요구하는 내용이 정확히 무엇인지, 위반하면 어떤 제재가 따르는지, 계약서가 없는 상태에서 근로조건을 어떻게 증명하는지를 근로자와 사업주 양쪽 입장에서 정리해 드립니다.

근로계약서는 '쓰면 좋은 것'이 아니라 '반드시 써서 건네야 하는 것'입니다

근로기준법 제17조는 사용자가 근로계약을 체결할 때 근로조건을 근로자에게 명시하도록 하고, 그중 핵심 항목은 반드시 서면으로 만들어 근로자에게 교부하도록 정하고 있습니다. 여기서 서면에는 전자문서도 포함되므로, 이메일이나 전자계약 시스템으로 보내는 방식도 인정됩니다. 다만 근로자가 실제로 그 내용을 열어 보고 보관할 수 있는 형태여야 합니다.

주의할 점은 이 의무가 계약의 효력과는 별개라는 것입니다. 근로계약은 구두로 합의해도 유효하게 성립합니다. 계약서가 없다고 해서 그 사람이 근로자가 아닌 것도 아니고, 임금·퇴직금·연차 같은 법정 권리가 사라지는 것도 아닙니다. 서면 작성·교부 의무는 이미 유효하게 성립한 계약의 내용을 나중에 다투지 않도록 확인해 두라는 별도의 공법상 의무이고, 이를 어긴 것 자체가 처벌 대상입니다.

서면에 반드시 담아야 하는 항목

근로기준법이 서면 교부 대상으로 정한 항목은 다음과 같습니다.

• 임금 — 금액만 적으면 부족하고, 임금의 구성항목·계산방법·지급방법까지 적어야 합니다. 기본급과 각종 수당이 어떻게 나뉘는지, 어떤 기준으로 계산되는지, 언제 어떤 방법으로 지급되는지가 들어가야 합니다.

• 소정근로시간 — 시업·종업 시각과 휴게시간을 포함해 실제로 일하기로 정한 시간입니다.

• 휴일 — 주휴일과 그 밖의 약정 휴일입니다.

• 연차 유급휴가

이와 별도로, 서면 교부까지는 요구되지 않지만 명시는 해야 하는 항목이 시행령에 정해져 있습니다. 취업의 장소와 종사할 업무, 취업규칙에 기재해야 하는 사항, 기숙사를 제공하는 경우의 기숙사 규칙 등입니다. 실무에서는 이 항목들까지 한 장의 근로계약서에 함께 적어 두는 것이 분쟁 예방에 유리합니다.

작성만으로는 부족합니다 — '교부'까지 해야 의무를 다한 것입니다

현장에서 가장 많이 걸리는 지점입니다. 근로계약서를 두 부 작성해 서명까지 받아 놓고, 사업주가 두 부 모두 사무실 캐비닛에 보관하는 경우가 적지 않습니다. 이는 명백한 위반입니다. 법이 요구하는 것은 '작성'이 아니라 '작성한 서면의 교부'이기 때문입니다.

따라서 사업주는 교부한 사실 자체를 남겨 두어야 합니다. 근로계약서 하단에 "본인은 근로계약서 1부를 교부받았음"이라는 문구와 함께 근로자의 서명을 받아 두는 방식이 가장 확실하고, 전자문서로 보냈다면 발송 기록과 수신 확인 자료를 보관해 두는 것이 좋습니다. 반대로 근로자 입장에서는 서명한 계약서 사본을 그 자리에서 받아 사진으로라도 남겨 두는 것이 중요합니다.

근로조건이 바뀔 때마다 다시 명시해야 합니다

제17조의 의무는 채용할 때 한 번으로 끝나지 않습니다. 조문은 근로계약 체결 후 해당 사항이 변경되는 경우에도 같다고 정하고 있습니다. 임금이 인상되거나 직무·근무시간이 바뀌면 변경된 내용으로 다시 서면을 만들어 교부해야 합니다. 다만 단체협약이나 취업규칙의 변경처럼 시행령이 정한 사유로 근로조건이 바뀌는 경우에는, 근로자가 요구할 때 교부하면 됩니다.

연봉계약을 매년 갱신하면서 첫해 계약서만 쓰고 그 뒤로는 구두 통보로 끝내는 사업장, 근무시간이나 담당 업무를 실질적으로 바꾸어 놓고 서면을 갱신하지 않은 사업장이 여기에 해당할 수 있습니다.

미작성·미교부의 벌칙 — 과태료가 아니라 '벌금'입니다

많은 분들이 "과태료 조금 내면 되는 것 아니냐"고 생각하시지만, 근로자의 유형에 따라 제재의 성격이 완전히 달라집니다. 이 구분이 이 글에서 가장 중요한 부분입니다.

일반 근로자 — 근로기준법 위반으로 500만원 이하의 벌금

근로기준법 제17조를 위반한 사용자는 같은 법 제114조에 따라 500만원 이하의 벌금에 처해집니다. 벌금은 행정질서벌인 과태료와 달리 형사처벌이므로, 형이 확정되면 전과 기록으로 남습니다. 각종 인허가 심사나 관급공사 입찰 참가자격, 정부 지원사업 심사 과정에서 대표자의 법 위반 이력이 문제되는 경우가 있어, 금액 이상의 부담이 따르는 처분입니다.

몇 가지 더 짚어 둘 점이 있습니다. 첫째, 위반은 근로자 한 사람마다 따로 성립합니다. 다섯 명에게 계약서를 주지 않았다면 다섯 건의 위반이 되고, 실무상 인원수에 비례해 처분 수위가 올라갑니다. 둘째, 법인 사업장이라면 양벌규정에 따라 실제로 위반행위를 한 인사담당자나 관리자와 함께 법인에도 벌금이 부과될 수 있습니다. 다만 법인이 위반을 막기 위해 상당한 주의와 감독을 게을리하지 않았다면 면책될 여지가 있습니다. 셋째, 이 죄는 반의사불벌죄가 아닙니다. 임금체불 관련 일부 조항과 달리 제17조 위반에는 처벌불원 의사에 따라 처벌을 면하게 하는 규정이 없으므로, 근로자가 "처벌은 원하지 않는다"고 밝혀도 그것만으로 사건이 자동 종결되지는 않습니다.

기간제·단시간근로자 — 기간제법이 적용되어 과태료가 부과됩니다

계약기간을 정해 일하는 기간제근로자나, 같은 사업장의 통상근로자보다 짧게 일하는 단시간근로자에 대해서는 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조가 별도의 서면명시 의무를 정하고 있습니다. 명시해야 하는 항목은 근로계약기간, 근로시간·휴게, 임금의 구성항목·계산방법·지불방법, 휴일·휴가, 취업의 장소와 종사할 업무이며, 단시간근로자에게는 근로일 및 근로일별 근로시간이 추가됩니다.

이를 위반하면 같은 법에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다. 형사처벌이 아니어서 전과가 남지는 않지만, 부과 방식에 유의해야 합니다. 과태료는 서면에 빠뜨린 항목별로 산정해 합산하고, 근로자 한 사람씩 따로 계산합니다. 항목 하나쯤 빠뜨린 것이 대수롭지 않아 보여도 근로자 수가 많은 사업장에서는 합계액이 상당한 규모가 됩니다. 단시간근로자에게 근로일별 근로시간을 적어 주지 않는 것이 대표적인 누락 유형입니다.

정리하면 기간을 정하지 않은 근로자에게는 형사처벌(벌금), 기간제·단시간근로자에게는 행정제재(과태료)가 중심이 되는 구조입니다. 다만 어느 쪽이든 500만원이 상한이고, 한 사업장에 두 유형이 섞여 있으면 두 절차가 함께 진행될 수 있습니다.

18세 미만 연소근로자 — 서면 교부 의무가 별도로 규정되어 있습니다

18세 미만인 사람과 근로계약을 체결하는 경우에는 근로기준법이 제17조의 근로조건을 서면으로 명시하여 교부하도록 따로 정하고 있고, 이를 위반하면 역시 500만원 이하의 벌금 대상입니다. 나아가 사업장에는 연령을 증명하는 가족관계기록사항 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서를 갖추어 두어야 합니다. 고등학생 아르바이트를 채용하면서 이 부분을 놓치는 사업장이 많은데, 근로감독에서 자주 지적되는 항목입니다.

아르바이트도, 5인 미만 사업장도, 하루짜리 일용직도 예외가 아닙니다

"우리는 직원이 세 명뿐이라 근로기준법이 적용되지 않는다"는 말을 자주 듣습니다. 상시 4명 이하 사업장에 근로기준법의 상당 부분이 적용되지 않는 것은 사실입니다. 부당해고 구제신청, 연차 유급휴가, 연장·야간·휴일근로 가산수당, 휴업수당, 취업규칙 관련 규정 등이 대표적으로 적용에서 빠집니다. 그러나 근로조건 서면 명시·교부를 정한 제17조는 상시 4명 이하 사업장에도 그대로 적용됩니다. 5인 미만이라는 이유로 근로계약서를 쓰지 않아도 되는 것이 아닙니다.

다음과 같은 경우도 모두 작성 대상입니다.

• 단기 아르바이트·초단시간 근로 — 주 15시간 미만으로 일하더라도 근로계약서는 작성·교부해야 합니다. 주휴수당이나 연차가 발생하지 않는 것과 계약서 작성 의무는 전혀 다른 문제입니다.

• 하루 단위 일용직 — 근로계약이 하루로 끝나더라도 그날의 근로조건을 담은 서면을 교부해야 합니다. 건설현장처럼 인력이 매일 바뀌는 곳에서 특히 문제가 됩니다.

• 수습·시용 기간 — 정식 채용 전이라는 이유로 미루면 안 됩니다. 오히려 수습기간의 존재와 기간, 수습기간 중 임금 조건은 서면에 적혀 있지 않으면 나중에 사용자가 주장하기 어려워집니다.

• 가족이 함께 일하는 사업장 — 동거하는 친족만으로 운영되는 사업장은 근로기준법 적용에서 제외되지만, 그 밖의 친족이 임금을 받고 사용자의 지휘·감독을 받으며 일한다면 근로자에 해당하여 적용 대상이 됩니다.

• 외국인근로자 — 고용허가제로 채용하는 경우에는 별도의 법률에 따라 정해진 표준근로계약서를 사용해야 하고, 이를 어기면 별도의 제재가 따릅니다.

근로계약서가 없으면 실제로 무슨 일이 벌어지나

벌칙보다 더 현실적인 문제는, 계약서가 없는 상태에서 분쟁이 터졌을 때 양쪽 모두가 겪는 곤란입니다.

근로자 — 받기로 한 조건을 스스로 증명해야 합니다

시급 12,000원으로 알고 일했는데 사업주가 10,030원이라고 주장하는 상황, 하루 8시간 근무로 알았는데 "휴게시간 포함 9시간 근무였다"는 반박이 돌아오는 상황이 대표적입니다. 임금체불을 다투려면 우선 '얼마를 받기로 했는지'가 확정되어야 하는데, 그 출발점이 되는 서면이 없으니 진정이나 소송이 한 단계 더 복잡해집니다.

고정 연장수당이나 각종 수당이 걸린 사건도 마찬가지입니다. 임금의 구성항목이 서면으로 나뉘어 있지 않으면, 받은 금액 안에 무엇이 포함되어 있었는지를 두고 다투게 됩니다. 프리랜서 계약서만 쓰고 일한 경우에는 근로자성 자체가 쟁점이 되어, 퇴직금과 연차수당은 물론 4대보험 소급 문제까지 함께 다루어야 하는 경우도 있습니다.

사용자 — 오히려 사용자가 더 불리해지는 경우가 많습니다

많은 사업주가 오해하시는 부분입니다. 계약서가 없으면 근로자만 불리할 것 같지만, 실제 사건에서는 사용자 쪽이 더 곤란해지는 경우가 흔합니다. 근로조건을 서면으로 정해 교부할 의무를 부담하는 쪽이 사용자이기 때문에, 그 의무를 이행하지 않아 생긴 불명확함의 부담을 사용자가 지는 방향으로 판단되는 일이 많기 때문입니다.

구체적으로는 이런 국면들이 있습니다. 포괄임금 약정을 주장하려면 근로시간 산정이 어려운 사정과 그러한 합의가 있었다는 점을 사용자가 증명해야 하는데, 서면이 없으면 사실상 인정받기 어렵습니다. 수습기간 중 감액 지급이나 기간을 정한 계약이라는 주장도 마찬가지입니다. 특히 기간제 계약이라는 서면이 없으면 기간의 정함이 없는 근로계약으로 다루어질 여지가 생겨, 계약 만료를 이유로 종료한 것이 해고로 평가될 수 있습니다. 계약서 한 장을 아끼려다 훨씬 큰 분쟁을 떠안는 구조입니다.

계약서가 없을 때 근로조건을 증명하는 자료

계약서가 없다고 해서 권리 주장을 포기할 필요는 없습니다. 실무에서는 아래와 같은 자료를 모아 근로관계의 존재와 구체적 조건을 재구성합니다.

• 임금명세서 — 사용자는 임금을 지급할 때 임금의 구성항목과 계산방법, 공제내역 등을 적은 임금명세서를 서면으로 교부해야 합니다. 이를 교부하지 않은 것 역시 500만원 이하의 과태료 대상입니다. 명세서가 있다면 임금 구성과 근로시간을 재구성하는 가장 강력한 자료가 됩니다.

• 급여 입금 내역 — 통장에 매달 같은 날 같은 금액이 들어온 기록은 근로관계와 임금액을 뒷받침합니다.

• 채용 단계의 자료 — 채용공고 화면 캡처, 면접 당시 주고받은 문자·카카오톡, 처우를 안내한 이메일이 특히 유용합니다. 구두로 합의한 조건이 남아 있는 유일한 흔적인 경우가 많습니다.

• 근무 실태 자료 — 출퇴근 기록, 근무표·교대표, 업무용 메신저 대화, 업무 지시 내역, 사원증과 명함, 사내 시스템 계정 기록입니다. 지휘·감독 관계를 보여 주므로 근로자성이 다투어지는 사건에서 중요합니다.

• 공적 기록 — 4대보험 자격취득·상실 신고 내역, 근로소득 원천징수영수증, 사업장 가입자 명부입니다. 국민연금공단이나 건강보험공단에서 본인의 가입 이력을 발급받아 확인할 수 있습니다.

• 동료의 진술 — 함께 일한 동료가 채용 조건이나 실제 근무 형태를 확인해 주는 진술서도 보조 자료가 됩니다.

신고와 처리 절차 — 진정을 넣으면 어떻게 진행되나

근로기준법 위반 사건은 고용노동부 근로감독관이 특별사법경찰관의 지위에서 조사합니다. 절차는 다음 순서로 진행되는 것이 일반적입니다.

근로자가 밟는 절차

1. 자료부터 정리합니다. 위에서 본 자료를 시간 순으로 모으고, 근로 시작일과 종료일, 실제 근무 형태, 약속받은 임금 조건을 하나의 표로 정리해 두면 조사가 훨씬 수월해집니다.

2. 사업장 관할 지방고용노동관서에 진정을 제기합니다. 고용노동부 민원 시스템을 통한 온라인 접수, 방문 접수 모두 가능합니다. 근로계약서 미교부만 단독으로 신고할 수도 있지만, 실제로는 임금체불이나 연차미사용수당 등 다른 청구와 함께 제기되는 경우가 많습니다. 진정 항목은 각각 따로 적어야 하며, 계약서 미작성만 신고했다고 해서 체불임금이 자동으로 함께 처리되지는 않습니다.

3. 근로감독관 조사에 출석합니다. 통상 근로자와 사업주가 함께 출석하는 대질조사가 이루어지고, 감독관이 양쪽 주장과 자료를 확인합니다.

4. 시정지시와 그 이후 절차가 이어집니다. 감독관은 위반이 확인되면 시정을 지시하고, 사업주가 응하지 않으면 범죄로 인지하여 검찰에 송치합니다. 이후 검사가 약식명령을 청구하면 법원이 벌금형을 발령하게 됩니다.

5. 재직 중이라도 불이익을 두려워할 필요는 없습니다. 진정이나 신고를 이유로 해고를 비롯한 불리한 처우를 하는 것은 허용되지 않으며, 그 자체가 별도의 위법행위가 됩니다.

사업주가 출석 요구를 받았다면

1. 먼저 사실관계를 확인합니다. 계약서가 아예 없는 것인지, 작성은 했는데 교부만 누락한 것인지, 변경 사항을 반영하지 않은 것인지에 따라 대응이 달라집니다. 교부한 기록이 남아 있다면 그것부터 찾아야 합니다.

2. 지금이라도 작성해 교부합니다. 사후 작성이 위반 사실 자체를 없애 주지는 않지만, 시정 여부는 처리 방향과 처분 수위에 실질적인 영향을 미칩니다. 다만 실제 근로조건과 다른 내용을 적거나 날짜를 소급해 꾸미는 것은 절대 피해야 합니다. 조사 과정에서 드러나면 다른 주장의 신빙성까지 함께 무너지고, 근로자의 서명을 임의로 만들어 넣었다면 사문서위조·행사죄라는 훨씬 무거운 범죄가 별도로 성립할 수 있습니다.

3. 전 직원의 계약서를 일괄 점검합니다. 한 건이 문제되어 조사가 시작되면 사업장 전반이 함께 확인되는 경우가 많습니다. 기간제·단시간근로자의 누락 항목, 연소근로자의 동의서, 임금명세서 교부 여부까지 한꺼번에 정비하는 것이 안전합니다.

4. 약식명령을 받았다면 내용을 검토합니다. 사실관계에 다툴 부분이 있거나 액수가 과도하다고 판단되면 고지받은 날부터 7일 이내에 정식재판을 청구할 수 있습니다. 기간이 짧으므로 받는 즉시 검토해야 합니다.

자주 묻는 질문

이미 퇴사했는데 지금이라도 신고할 수 있나요?

가능합니다. 재직 중이어야만 진정을 제기할 수 있는 것은 아닙니다. 근로계약서 미작성·미교부는 500만원 이하의 벌금에 해당하는 범죄이므로 공소시효는 5년이고, 그 기간 안이라면 퇴사 후에도 신고할 수 있습니다. 다만 시간이 지날수록 대화 기록이나 근무 자료가 사라지므로, 자료 확보를 먼저 해 두시는 편이 좋습니다.

사장님이 지금이라도 쓰자고 합니다. 쓰면 처벌을 피할 수 있나요?

사후에 작성·교부한다고 해서 이미 성립한 위반이 없어지지는 않습니다. 근로계약서 미작성은 반의사불벌죄도 아니어서, 근로자가 처벌을 원하지 않는다고 밝혀도 그것만으로 당연히 종결되지는 않습니다. 다만 실무에서는 조사 과정에서 사후에라도 서면을 갖추고 재발방지 조치를 취한 사정이 참작되어 사건이 가볍게 마무리되는 경우가 적지 않습니다. 이는 감독관과 검사의 판단에 따른 것이지 법이 보장하는 면책은 아니라는 점을 유념하시기 바랍니다. 근로자 입장에서는 뒤늦게 서명을 요구받았을 때 내용이 실제 근로조건과 같은지, 날짜가 사실대로 적혀 있는지 반드시 확인하셔야 합니다.

제가 서명을 거부했는데도 사장님이 처벌받나요?

의무의 주체는 사용자입니다. 근로자가 서명을 미루었다는 사정만으로 곧바로 면책되지는 않지만, 사용자가 근로조건을 담은 서면을 실제로 마련해 교부하려 했음을 객관적으로 보여 줄 수 있다면 참작될 수 있습니다. 그래서 근로자가 서명을 거부하는 상황이라면, 작성한 서면을 내용증명이나 이메일 등 기록이 남는 방법으로 전달해 두는 것이 안전합니다.

근로계약서를 안 썼으면 퇴직금이나 주휴수당도 못 받는 건가요?

그렇지 않습니다. 퇴직금, 주휴수당, 연차수당, 연장근로수당은 모두 법이 정한 요건을 충족하면 계약서 유무와 무관하게 발생합니다. 계약서가 없어서 어려워지는 것은 권리의 존부가 아니라 근로조건을 증명하는 과정입니다. 오히려 서면이 없으면 사용자가 자기에게 유리한 약정(포괄임금, 수습기간 감액, 기간제 계약 등)을 주장하기 어려워지는 국면이 많습니다.

계약서를 쓰긴 썼는데 사장님이 두 부 다 가져갔습니다. 이것도 위반인가요?

위반입니다. 법이 요구하는 것은 작성에 그치지 않고 작성한 서면을 근로자에게 교부하는 것까지입니다. 서명은 했지만 사본을 받지 못했다면 우선 사업주에게 교부를 요청하시고, 요청 사실이 남도록 문자나 메신저로 하시는 것이 좋습니다. 응하지 않으면 그 기록 자체가 조사에서 유력한 자료가 됩니다.

프리랜서 계약서를 썼는데, 이것도 근로계약서로 인정되나요?

계약서의 제목이 아니라 실제 근무 형태로 판단합니다. 업무 내용과 시간·장소를 사용자가 정하고 구체적인 지휘·감독을 받으며 일했다면, 계약서 이름이 무엇이든 근로자로 인정될 수 있습니다. 이 경우 근로계약서 미작성 문제와 함께 퇴직금·연차·4대보험 등이 한꺼번에 쟁점이 되므로, 근로자성 판단부터 정리한 뒤 청구 범위를 설계하는 것이 순서입니다.

법무법인 도모가 함께하겠습니다

근로계약서 미작성 사건은 그 자체만 놓고 보면 벌금 액수가 크지 않아 가볍게 여겨지기 쉽습니다. 그러나 실제 분쟁에서 이 문제는 거의 언제나 임금체불, 퇴직금, 근로자성, 계약기간 만료의 정당성 같은 더 큰 쟁점의 입구로 등장합니다. 근로자에게는 "얼마를 받기로 했는지"를 세우는 출발점이고, 사업주에게는 포괄임금이나 기간제 약정처럼 자신에게 필요한 주장을 뒷받침할 유일한 근거이기 때문입니다. 서면 한 장이 없어서 사건 전체의 판이 달라지는 경우를 실무에서 자주 봅니다.

근로계약서를 받지 못한 채 임금이나 근무조건을 두고 다투고 계시다면, 진정을 넣기 전에 어떤 항목을 어떤 순서로 청구할지, 지금 가진 자료로 무엇까지 증명할 수 있는지부터 정리해 보시기를 권합니다. 반대로 조사 통지를 받은 사업주라면, 사후 조치를 어떻게 하느냐에 따라 결과가 달라지므로 서둘러 잘못된 서면을 만드시기 전에 점검이 필요합니다. 비슷한 상황으로 고민하고 계신다면 법무법인 도모로 문의해 주시기 바랍니다. 확보하신 자료를 바탕으로 실제 다툴 수 있는 범위와 현실적인 대응 방향을 함께 짚어 드리겠습니다.